Sharepoint: lof en kritiek

Sharepoint geldt sinds 2007 onmiskenbaar als een kroonjuweel van Microsoft. Alle lof komt toe aan de marketing machine van Microsoft. In het vorige decennium lukte het Microsoft al om haar Office software als absolute marktleider te positioneren op bijna alle computers wereldwijd. Een paar jaar geleden onthulde Microsoft haar ambitieuze streven om Sharepoint eenzelfde rol te laten spelen op de zakelijke intranet en server markt. Ambitieus omdat Microsoft de server markt niet zo sterk domineerde als de markt voor desktops en laptops. Daarbij kwam dat de aanvallen op Google structureel mislukten. Sharepoint maakte de ambitie waar. In het eerste “Sharepointjaar” genereerde deze software al $ 1 miljard aan omzet, en daarboven kwam nog circa $5 miljard die Microsoft resellers er aan mochten verdienen.  

 

Is Sharepoint de Haarlemmerolie voor al onze zakelijke intranet wensen?

Voor mensen die het nog niet wisten, Sharepoint is van origine opgebouwd uit een verzameling van zes softwarecomponenten die de volgende functionaliteit aanbieden:

1.       Documentmanagement;

2.       Portal ontwikkeling (de IIS webserver);

3.       Enterprise zoekmachine (de voormalige index server);

4.       Enterprise CMS;

5.       Enterprise Formulieren generator;

6.       Business Intelligence functies (Publicatie en Analyse tools).

In oorsprong betreft het dus 6 services die los van elkaar ontwikkeld pas in een later stadium aan elkaar zijn gekoppeld. Bouwers van maatwerk oplossingen gebaseerd op Sharepoint bouwen in feite op een fundering die met elke update kan veranderen.

Gevolg voor de klant kan zijn dat maatwerkoplossingen van de ene dag op de andere niet meer werken en er relatief veel geïnvesteerd moet worden in het up to date houden van maatwerk. Bij grote en complexe Sharepoint settings wordt deze inspanning alleen maar groter.

Natuurlijk doet Microsoft er veel aan om van de 6  (en inmiddels 8) services steeds meer een consistent geheel te maken. In de praktijk echter betekent dit dat maatwerkleveranciers nog jaren vooruit kunnen, alleen al met het up to date houden van de eigen maatwerk oplossing.

Forrester Research publiceerde een rapport waarin zij waarschuwde voor blindelinge inzet van Sharepoint.

Zo waarschuwde Forrester onder meer voor:

1.    Maatwerk future proof maken en houden. Veel gebruikers richten Sharepoint in met standaard functionaliteit gecombineerd met maatwerk applicaties. De kans is reëel aanwezig dat Microsoft om wildgroei aan applicaties aan banden te leggen, haar beleid aanscherpt en al dan niet bewust maatwerkfunctionaliteit beperkt of belemmert.

2.    Beheersbaarheid. Doordat Sharepoint gebruikers beschikken over zeer veel gebruiksmogelijkheden wordt het beheren al snel complex, tijdrovend en daarmee duur.

3.    Vendor Lock In. Sharepoint is puur en alleen ontworpen voor een Microsoft server omgeving. Het is alleen mogelijk deze software op Microsoft servers en op Microsoft databases te draaien. Gebruik van andere webservers en met andere dan Microsoft SQL database servers is niet mogelijk. Zelfs het gebruik van andere webbrowsers dan de eigen MS Internet Explorer wordt moeilijk gemaakt.

4.    Verborgen kosten. Forrester becijferde dat de Enterprise editie van Sharepoint , welke veel van de geavanceerde app-development features biedt, al snel een extra $ 200,- per gebruiker kost.

5.    In ontwikkeling. Verder biedt Forrester een waslijst aan app-development gerelateerde tekortkomingen. Te denken valt aan gebrek aan support op database replicatie, tot de verplichting dat maatwerk data in Sharepoint lists meestuurt voor rapportage doeleinden. Levenscycli management van Sharepoint is onvolledig en Enterprise data integratie is primitief. Vormgeving en aanpassing van styles aan uw huisstijl is lastig en extreem tijdrovend.

6.    Performance en hardware eisen. Sharepoint vergt relatief zware hardware. Zeker in omstandigheden waar Sharepoint wordt ingezet voor 100+ gebruikers is schaalbaarheid kostbaar. Als het systeem het zwaar begint te krijgen is het vaak al te laat. Gevolg is dat tussentijds moet worden geïnvesteerd in relatief dure hardware om te voorkomen dat de performance uit de pas loopt met de vaak hooggespannen verwachtingen.

 

Forrester adviseert zo min mogelijk af te wijken van de standaard functionaliteit van Sharepoint om genoemde problemen te voorkomen.

J. Boye, Sharepoint consultant uit Denemarken is het met Forrester eens: “Klanten doen er goed aan zorgvuldig te overwegen of Sharepoint wel een goede match is. Helaas zijn er nog veel organisaties die niet zorgvuldig genoeg of zelfs helemaal niet eens overwegen of Sharepoint voor hen de goede match is voor de webbased wensen. Alternatieven worden zo niet eens overwogen. Sharepoint is met recht populair maar het is niet zonder risico’s zoals velen graag denken. Wij adviseren klanten continu te evalueren of Sharepoint nog wel de juiste oplossing is voor webbehoeften van nu en in de toekomst. Sharepoint is zeker geen one size fits all oplossing.”

Het meest onderschatte probleem betreft de kosten die verbonden zijn aan het implementeren van Sharepoint in complexe niet-standaard omgevingen. Ontwikkel- en beheerkosten stijgen in veel gevallen dan exponentieel.

Zijn er alternatieven? Ja, die zijn er. Voor 95% van de wensen van klanten is een standaard oplossing als bijvoorbeeld PortalCMS een prima uitkomst. De overige 5% kan als maatwerk verzorgd worden software developers die ontwikkelen op basis van open standaarden. Uiteraard zijn er ook nog andere alternatieven denkbaar, denk bijvoorbeeld aan portals gebaseerd op Alfresco of IBM Content management.

Welke intranetoplossing de organisatie ook kiest, een deskundige implementatiepartner is geen overbodige luxe. Liefst een partij die niet blindelings voor een product kiest maar echt met raad en daad bijstaat en op basis van een gedegen analyse van uw wensen beschikbare oplossingen aandraagt. Gratis is helaas nog steeds zelden goedkoper.